Als grafisch ontwerper ben ik dagelijks betrokken bij allerlei projecten, en een van de dingen die ik wel eens tegenkom, is het gebrek aan duidelijke communicatie en structuur. Het lijkt misschien een detail, maar de impact van slechte communicatie is vaak groter dan je zou denken, en het kan er zelfs voor zorgen dat een project helemaal misgaat. ProjectManager.com benadrukt ook hoe belangrijk het is om een goed communicatieplan te hebben om misverstanden en vertragingen te voorkomen, zodat iedereen in het team op dezelfde lijn zit.
Laat me je een voorbeeld geven. Het komt wel eens voor dat ik een e-mail krijg doorgevoerd van iemand die geen idee heeft wat er precies van me verwacht wordt. Geen briefing, geen context, gewoon een snelle doorstuuractie van “doe maar iets met dit”. Dit leidt tot veel tijdverlies aan zowel mijn kant als de klantzijde. Vaak komt er een paar dagen later een nieuw bericht met verduidelijking, maar het is al te laat. Het werk is misschien niet op de juiste manier gedaan, en het project wordt vertraagd, vaak met extra kosten tot gevolg.
Nog een veelvoorkomend probleem is wanneer niemand duidelijk verantwoordelijk is voor het project. Dit gebeurt meestal wanneer bedrijven met meerdere afdelingen werken en niemand de regie neemt. Je wordt van hot naar her gestuurd, telkens met nieuwe mensen die de taken moeten oppakken, maar geen van hen heeft het volledige overzicht. PMI (Project Management Institute) legt uit dat het hebben van duidelijke verantwoordelijkheden en communicatiekanalen essentieel is om verwarring en vertragingen te voorkomen. Zonder deze structuur ontstaan er vaak frustraties.
Een andere uitdaging die ik vaak tegenkom, is dat ik van meerdere mensen in één bedrijf verschillende dingen te horen krijg. De ene persoon zegt dat het ontwerp een bepaalde richting op moet, terwijl een ander weer iets heel anders wil. Dit is verwarrend, want ik weet dan niet wie de beslissingen maakt, en het zorgt ervoor dat ik steeds opnieuw moet overleggen en het proces vertraging oploopt.
In mijn werk vind ik het echt fijn om binnen één bedrijf een duidelijke contactpersoon te hebben. Vaak is dit de projectmanager, iemand die het overzicht heeft en me precies kan vertellen wat er van me verwacht wordt. Dit voorkomt aan mijn kant veel verwarring over bij wie ik moet zijn en aan wie ik wat moet vragen. Wanneer ik de juiste persoon kan aanspreken, kan ik sneller aan de slag en weet ik dat ik altijd de juiste informatie krijg.
Daarnaast is een duidelijke briefing ontzettend handig. Als je bijvoorbeeld een poster nodig hebt, geef dan meteen aan welk formaat het moet hebben en wat de boodschap moet zijn. Dan kan ik meteen aan de slag en voorkomen we vertraging door onduidelijkheden. Hetzelfde geldt voor grotere projecten, zoals een nieuwe huisstijl. In dat geval begin ik altijd met een meeting waarin we kunnen bespreken wat de klant wil. Dit is een cruciaal moment, omdat ik hierdoor meteen weet welke richting we op moeten.
Na deze sessie kan ik aan de slag met het ontwerpen en stuur ik je de voorstellen op. Het is belangrijk dat de feedback intern binnen het bedrijf wordt besproken, zodat er geen verwarring ontstaat. Als iedereen zijn input heeft gegeven, kun je de feedback bij mij neerleggen en kan ik de nodige aanpassingen doen. Dit voorkomt dat we in de cirkel van onduidelijkheid blijven ronddraaien en zorgt ervoor dat we sneller tot het gewenste resultaat komen.
Als bedrijf wil je natuurlijk dat alles soepel verloopt. Je wilt dat je ontwerpers en andere leveranciers weten wat er van hen verwacht wordt, zodat ze hun werk op tijd kunnen leveren. Als er geen duidelijke communicatie is, kan het project niet de aandacht krijgen die het verdient. Het resultaat? Het werk wordt niet uitgevoerd zoals jij het in je hoofd had, deadlines worden gemist, en uiteindelijk duurt het langer dan nodig was.
Wat je dus nodig hebt, is een plan. Niet zomaar een plan, maar een heldere structuur die ervoor zorgt dat iedereen weet wie welke verantwoordelijkheid heeft. Zorg ervoor dat je als bedrijf de projectmanager bent die de leiding neemt en alles coördineert. En laat je ontwerpers niet constant achteraf horen wat de bedoeling is. Volgens Trello, een van de populaire projectmanagementtools, kan het gebruik van een centraal systeem helpen bij het organiseren van taken, zodat iedereen op de hoogte blijft van wat er moet gebeuren en wanneer.
Goede communicatie is de sleutel tot succes. En als je een project zonder een goede structuur probeert te managen, is het haast onvermijdelijk dat er misverstanden en vertragingen zullen optreden. Dus, geef je projecten de aandacht die ze verdienen, en zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van wat er van hen wordt verwacht. Op die manier kunnen we als team succesvol zijn, en jij als bedrijf kunt profiteren van een soepel lopend proces.
KVK: 92376487
© 2024 Copyright: Nadinewirken
